Tus vecinos, atendidos a cualquier hora. Tu Gesfincas, al día.
AIAFinca contesta el teléfono y el WhatsApp del despacho, identifica al vecino, consulta sus recibos, abre incidencias y envía certificados. Lee y escribe en Gesfincas en directo, y tú lo ves todo en una sala de control.
El teléfono no para
Recibos, derramas, «¿cuándo viene el fontanero?». Cada llamada corta el trabajo de una gestora y la mitad se pierde cuando el despacho está cerrado.
El WhatsApp, tampoco
Los vecinos escriben a las once de la noche y esperan respuesta a las once y cinco. Las incidencias llegan por fotos, audios y mensajes sueltos.
Y todo hay que pasarlo a Gesfincas
Lo que se atiende por teléfono se apunta en un papel y se teclea después. O no se teclea. Y el programa deja de reflejar lo que pasa en la comunidad.
Un agente en medio, Gesfincas de fondo, tu despacho al mando
El vecino llama o escribe. El agente sabe quién es por su número, lo verifica con su DNI cuando toca, resuelve lo que puede leyendo Gesfincas, escribe lo que hay que escribir y, si hace falta una persona, se la pasa con todo el contexto.
Identifica sin preguntar
El número que llama o escribe se cruza con Gesfincas: nombre, rol (propietario, inquilino, administrador) y comunidad. Para datos personales o económicos, pide el DNI y lo comprueba el código, nunca el modelo.
Lee y escribe en Gesfincas
Recibos pendientes, incidencias abiertas, certificados de deuda, contratos. Y escribe: abre incidencias, cierra las resueltas y genera PDF. Siempre con una confirmación clara del vecino antes de tocar nada.
Deriva cuando toca, y tú lo ves
Emergencias, dudas que no puede resolver, vecinos que piden una persona: pasa la conversación al despacho con un semáforo de espera. En la sala de control ves cada conversación, cada escritura y cada alerta según ocurre.
Responde como una persona del despacho, con los datos de Gesfincas
El mismo número de WhatsApp de siempre. El agente contesta en segundos, a cualquier hora, y sabe con quién habla.
- Se presenta como lo que esAvisa de que es una inteligencia artificial desde el primer mensaje y ofrece pasar con una persona.
- Recibos, deuda y certificados al momentoConsulta Gesfincas en directo y envía el PDF por el propio WhatsApp.
- Incidencias bien clasificadasZonas comunes o vivienda, prioridad, varias en un solo mensaje. Confirmación y a Gesfincas.
- Una persona puede tomar el chatDesde el panel, la gestora responde ella y el agente calla. Y se lo devuelve con un botón.
Coge el teléfono cuando el despacho no puede
Una voz natural que atiende, escucha y resuelve. Sin menús de «pulse uno». Cada llamada queda con su transcripción, su resumen y lo que se hizo en Gesfincas.
- Fuera de horario y en picosLunes a las nueve o domingo a medianoche: el vecino habla con alguien que puede hacer algo.
- Detecta emergenciasGas, agua, alguien atrapado en el ascensor: prioridad alta y aviso inmediato al despacho.
- Transcripción, resumen y grabaciónEn español, en el panel, con el sentimiento del vecino y el coste de cada llamada.
Ves lo que hace el agente, según ocurre
Nada de informes a final de mes. El panel enseña las conversaciones en directo, las incidencias tal como están en Gesfincas, cada comunidad con su deuda y sus morosos, y una revisión semanal para dirección.
Centro de mando
El pulso en vivo: cada llamada, cada WhatsApp, cada escritura en Gesfincas y cada alerta, con filtros de «requiere atención».
Conversaciones
Voz y WhatsApp en la misma bandeja, con la ficha del vecino leída de Gesfincas al lado. Tomar, responder y devolver al agente.
Incidencias
Tablero y lista, leídos y escritos directamente en Gesfincas. Origen (agente, ERP, portal), plazos y semáforos.
Comunidades
Cada comunidad en 360º: deuda pendiente, morosos, incidencias abiertas, vecinos y certificado de deuda en un clic.
Dirección
Revisión semanal y mensual: entradas y cierres, ratio de cierre, saturación por canal, morosidad. Para el que dirige, no para el que teclea.
Auditoría
Quién vio qué y quién escribió qué, con fecha. Cada lectura de datos personales y cada escritura deja rastro.
La revisión semanal, hecha sola
Cuántas incidencias entraron y cuántas se cerraron, qué se acumula, por dónde llega el trabajo y qué cuesta cada canal. Con la morosidad por comunidad al lado. Todo leído de Gesfincas: son tus números, no una estimación.
- Ratio de cierre y acumulaciónSi entran más de las que se cierran, lo ves antes de que se note en las juntas.
- Saturación por canalCuánto llega por teléfono, por WhatsApp, por correo; cuál es el canal ideal y cuál está en zona de peligro.
- Morosidad por comunidadDeuda real por contrato, sin duplicados, con los morosos y los días de vencimiento.
En directo con Gesfincas, no una copia en Excel
Otros asistentes trabajan sobre una exportación que alguien sube cada cierto tiempo. AIAFinca lee el SQL de IESA en el momento de la conversación y escribe en él por su puerta oficial, con confirmación y con registro.
Asistente sobre una exportación
- ✕Los datos tienen la edad de la última subida del Excel.
- ✕Lo que atiende hay que pasarlo luego a mano al programa.
- ✕El vecino pregunta por un recibo pagado ayer y el asistente no lo sabe.
- ✕Sin rastro de quién vio qué ni de qué se escribió.
AIAFinca
- ✓Lee Gesfincas en el momento: recibos, deuda, incidencias, contratos.
- ✓Escribe incidencias, cierres y PDF; el programa refleja lo que pasa.
- ✓Vistas de solo lectura para consultar y una única puerta, con gates, para escribir.
- ✓Auditoría completa y un servidor propio para cada despacho.
Hecho para datos de vecinos, no para una demo
Un administrador de fincas maneja DNI, cuentas, deudas y conflictos. El agente está diseñado desde el primer día para que eso no se filtre, no se invente y no se toque sin permiso.
Identidad en código, no en el modelo
El DNI se compara en el servidor contra la ficha de Gesfincas. El modelo nunca ve el NIF real ni puede «decidir» que alguien es quien dice ser.
Escrituras en dos fases
Proponer, confirmar con un SI del vecino, ejecutar exactamente lo propuesto. Sin confirmación no hay escritura. Y todo idempotente.
Aviso de IA obligatorio
Cumple el artículo 50 del Reglamento europeo de IA: en la primera frase de cada llamada y cada WhatsApp se dice que es una inteligencia artificial.
Gesfincas protegido
El panel solo lee vistas; el agente escribe por procedimientos acotados. Nunca el usuario `sa`, nunca acceso a tablas enteras desde el panel.
Retención y purga
Transcripciones y grabaciones se conservan 90 días por defecto y se purgan solas; teléfonos enmascarados en todo el panel.
Un servidor por despacho
Cada administración tiene su propia instancia y su propia base de datos. Los datos de un despacho no comparten nada con los de otro.
Lo que nos preguntan los despachos
¿Necesito cambiar de número de teléfono o de WhatsApp?
No. El agente atiende el número del despacho: las llamadas se desvían cuando decidas (siempre, fuera de horario, cuando comunica) y el WhatsApp se conecta al número de empresa que ya tenéis.
¿Qué pasa cuando el agente no sabe qué hacer?
Pasa la conversación a una persona del despacho con un resumen y la deja marcada en el panel con un semáforo de espera. Fuera de horario, le dice al vecino cuándo le responderán y deja constancia.
¿Puede equivocarse y tocar algo en Gesfincas?
Solo escribe lo que se ha propuesto y el vecino ha confirmado, por una única puerta con validaciones en código. Consultar es de solo lectura sobre vistas. Cada escritura queda registrada con quién, cuándo y qué.
¿Cómo se identifica a un vecino?
Por el número desde el que llama o escribe, cruzado con Gesfincas. Para datos personales o económicos pide el DNI completo y lo compara el servidor; el modelo de lenguaje nunca ve el NIF real.
¿Dónde están los datos?
En un servidor propio para tu despacho, en la Unión Europea, con su base de datos y su copia de seguridad. Transcripciones y grabaciones se purgan a los 90 días salvo que configures otro plazo.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
La conexión con Gesfincas se hace con un contrato de vistas y procedimientos que ya está probado; lo normal es tener el agente atendiendo en pruebas la primera semana y en producción la segunda.
Escúchalo atender una llamada de tu despacho
Te montamos una demo con tus comunidades de prueba: llamas, escribes por WhatsApp y ves cómo aparece todo en Gesfincas y en la sala de control.